Des archives numérisées (2e partie)

Numériser les documents

Toutes les étapes précédentes ayant été suivies avec précaution et une fois que la qualité des tests de numérisation (lourdeur, format, orientation, etc.) est satisfaisante, l’opération de numérisation devient fort simple, mécanique, et peut aisément être confiée à du personnel non spécialisé, mais attentif.

• Scannez et sauvegardez sur votre disque dur les documents, en prenant soin de les déposer dans le dossier approprié (exemple : ALLARD / Vie / date_description.pdf).
• Régulièrement (aux 15 minutes de numérisation), transférez les documents numérisés directement dans votre CRM
  en infonuagique.
• Par échantillonnage, vérifiez quotidiennement la qualité des documents numérisés ainsi que leur
  bon enregistrement.

OCR?

Le logiciel qui traite et convertit les images de notre scanneur est habituellement accompagné d’une fonction dite OCR, pour optical character recognition (reconnaissance optique de caractères). Celle-ci extrait des informations et permet de les traiter en reconnaissant les lettres et les nombres qui composent l’image des documents numérisés. Utile pour procéder ultérieurement à des opérations de traitement des données –recherche, indexation, compilation, etc. –, cette fonction ralentit malheureusement l’opération de numérisation. À éviter, à moins que votre ordinateur ne dispose de beaucoup de puissance de calcul. Surtout qu’il sera toujours aisé de le faire ultérieurement.

Automatisation de la numérisation

Certains CRM offrent une fonction qui permet, à partir du dossier client, de générer un code à barres ou un code Q3 que l’on imprimera et déposera sur la pile de documents à numériser. Après la numérisation, le document sera envoyé par courriel sécurisé à notre CRM, qui se chargera de le classer automatiquement dans le dossier client approprié.

Certains scanneurs évolués peuvent aussi être programmés pour accomplir cette dernière étape automatiquement. Ça fait rêver, n’est-ce pas?

Sous-traitance?

Si vous entendez parler d’un service de numérisation d’archives spécialisé dans notre domaine d’activité, faites-le-moi savoir! Contrats assurés!

Que faire des cadavres?

Lorsque sont terminés la numérisation et le dépôt des documents dans notre CRM, les archives papier peuvent prendre le chemin d’un espace d’entreposage temporaire et sécuritaire avant d’être confiées, après quelques mois d’embargo, à un service reconnu de déchiquetage en vrac.

Coûts c. valeur des documents numérisés

Inquiet des coûts d’hébergement des archives? Rappelons qu’un forfait CRM en infonuagique coûte environ 50 à 75 $ par mois (selon les fonctions choisies) et qu’il inclut 250 Mo d’espace de données. On peut par la suite s’attendre à payer environ 5 $ par gigaoctet (Go) supplémentaire.

Quand on sait qu’un gigaoctet représente environ 20 000 pages de documents en PDF (soit six tiroirs de classeurs!), c’est peu de frais au regard de l’espace bureau gagné une fois les classeurs évacués.

Alors, au lieu de penser en fonction des coûts de conservation des archives numérisées, il serait plus avisé d’aborder la question du point de vue de la valeur… surtout lorsqu’on met en perspective d’éventuelles collaborations, délégations, inspections, revente de clientèle, semi-retraite, etc. Et surtout, votre temps deviendra une devise qui s’appréciera de façon exponentielle.

Une fois hébergées dans notre CRM en infonuagique, nos archives sont accessibles en tout temps et de partout dans le monde. Conseiller et globe trotter, c’est maintenant possible!

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Chasse à l’inconnu

Dans son livre Why Your World is Going to Get a Whole Lot Smaller (2009), l’économiste et auteur torontois Jeff Rubin prédisait la fin prochaine du pétrole bon marché ainsi que le déclin de notre économie basée sur les échanges transfrontaliers de biens et de ressources.

Selon l’auteur, la distance coûtera trop cher et rendra rédhibitoire le prix de denrées exotiques, mais, en contrepartie, les économies de proximité seront revitalisées, ainsi que nos villes et villages. Notre monde (re)deviendra soudainement minuscule, local et convivial.

Même s’il n’avait pas prévu la filière des gaz de schistes, son ouvrage a le mérite de nous faire réfléchir maintenant sur certaines vertus écolos d’un bureau virtuel :

• Ne pas avoir à nous déplacer pour aller au travail;
• Travailler à partir de « bureaux satellites » comme un café, la résidence du client,
  notre chalet, etc.
• À l’occasion, et si on le désire mutuellement, rencontrer et servir à distance notre client (FaceTime, Skype, GoToMeeting, etc.)

Bien sûr, rien ne remplacera les tête-à-tête. Rien ne remplacera le bon sens non plus.

J’y reviendrai dans une prochaine chronique.