Est-ce que votre boîte de réception déborde ? Quand on reçoit des dizaines voire des centaines de messages par jour, il est facile d’en perdre le contrôle. Voici des conseils pour mieux gérer le flot de courriels.
En premier lieu, il faut cesser de voir sa messagerie comme une liste de tâches à accomplir.
« C’est une habitude que plusieurs ont pris en y laissant des courriels marqués comme non lus. Il y a alors un risque qu’on en échappe puisque les messages ne font que s’entasser. Cela devient aussi difficile d’établir des priorités », soutient Éric F. Gosselin, planificateur financier, conseiller en sécurité financière et représentant en épargne collective rattaché aux Services en placements PEAK.
DES FORMULATIONS CLAIRES ET PRÉCISES
Pour une gestion productive des courriels, la première règle à suivre est de formuler clairement le sujet du courriel. À éviter, des formulations comme « Bonjour », « Besoin d’aide », « Problème client » ou, pire, laisser la boîte d’objet vide.
« En énonçant clairement le sujet du courriel, on aide notre interlocuteur à saisir l’importance du message et à déterminer s’il doit y répondre en priorité, explique Éric F. Gosselin. Il vaut mieux aussi n’aborder qu’un seul sujet par courriel. Cela facilite le suivi des discussions et diminue le risque d’oublier de traiter d’un sujet. »
Ainsi, au lieu d’un sujet vague comme « Demande » — qui peut vouloir dire beaucoup de choses —, il est préférable d’écrire « Jean Tremblay-no 12345-Erreur lors d’une transaction » ou « Demande de retrait dans un REER ».
« Il est alors certain que ce sera le premier courriel auquel je vais répondre, affirme-t-il. Des formulations claires et précises aident à obtenir des réponses rapides. »
C’est aussi un bon moyen de se sentir plus efficace. Quant à vos clients ou collègues, ils apprécieront davantage le service.
REMETTRE LE COMPTEUR À ZÉRO
Parce que les courriels sont une grande source de distraction, certains vont préférer réserver des périodes durant la journée pour y répondre afin d’éviter d’être constamment interrompus dans leurs tâches. Éric F. Gosselin préfère quant à lui gérer ses courriels au fur et à mesure.
« C’est une méthode qui me convient bien parce que je suis à jour dans ma messagerie, dit-il. À la fin de la journée, je n’ai plus de messages en attente dans ma boîte de réception. »
Pour faciliter sa tâche, il utilise SaneBox, un logiciel de gestion de messagerie qui filtre les courriels selon leur importance en les classant dans un dossier qu’il peut consulter plus tard.
Il crée également des sous-dossiers — il en a une vingtaine — où il archive les courriels à conserver de façon à libérer sa messagerie. Ils sont intitulés du nom d’un projet en cours ou d’un sujet générique comme Infolettres ou À suivre, qu’il consulte ponctuellement.
Il a aussi développé une astuce pour s’assurer qu’il a bien obtenu une réponse aux courriels qu’il envoie.
« J’ajoute mon adresse dans le champ Cci [copie carbone invisible] que je classe dans un sous-dossier selon la journée où je l’ai envoyé. J’en ai un pour chaque jour de la semaine. Cela me permet de savoir si j’ai reçu ou non une réponse », explique Éric F. Gosselin.
À ce propos, il conseille d’éviter d’être en Cc (ou copie conforme) des courriels que l’on envoie. « Cela peut être mal interprété par notre interlocuteur qui pourrait penser que l’on n’est pas sûr d’obtenir une réponse. Le champ Cci est à privilégier », dit-il.
Exercer cette gestion lui permet de gagner en efficacité et en productivité. Il estime gagner ainsi une dizaine d’heures par semaine pour faire d’autres tâches.