Comment travailler avec une nouvelle recrue

Comme dans toute industrie, la formation d’un jeune associé prend du temps et de l’énergie. Voilà pourquoi il importe d’y voir de manière ordonnée et d’agir comme un mentor. Afin d’y parvenir, Julia Chapman formule les conseils suivants.

Soyez exhaustif
Votre conseiller « junior » a beau être bardé de diplômes, il doit connaître les us et coutumes de la maison pour produire avec efficacité. Une de vos premières tâches sera de l’initier à votre système informatique. Vous devrez également lui montrer quelles sont vos méthodes de travail relativement :

– aux relations du cabinet avec les clients;

– aux moyens employés pour effectuer le suivi avec la clientèle;

– aux stratégies de développement de la clientèle;

– à la collecte et au traitement des données financières des clients;

– à la mise en place des stratégies de marketing;

– aux façons d’établir des propositions d’assurances et de présenter les fonds communs et les fonds distincts que vous distribuez;

– aux façons d’aborder les questions de planification financières, fiscale et successorale.

Julia Chapman indique que les agents généraux et les sociétés de fonds communs ont des outils d’aide à la formation de nouveaux employés. N’hésitez pas à profiter ces ressources.

Présentez votre nouvel associé à vos clients
La façon la plus simple consiste à écrire à vos clients pour leur dire que votre cabinet prend de l’expansion et que, pour répondre à la croissance, un nouvel associé joint les rangs de votre équipe. N’oubliez pas de joindre une photo de votre recrue, de préciser ses compétences scolaires et les permis d’exercice qu’il détient. Dans votre communication, précisez que ce sera lui qui prendra contact avec eux afin de planifier les prochains rendez-vous, et qu’ils auront alors l’occasion de le rencontrer en personne.

Entre-temps, veillez à ce que votre « junior » acquiert de l’assurance. Habituellement, les nouveaux venus n’ont pas encore de clientèle et sont un peu mal à l’aise lorsque vient le temps de téléphoner à des clients. Julia Chapman recommande que vous fassiez quelques appels pour commencer, afin de lui montrer votre façon de procéder.

« À mesure que votre associé prendra de l’expérience et gagnera de la confiance en lui, il apportera de la valeur et des revenus à votre entreprise. Éventuellement, il développera sa clientèle et ses réseaux de contacts, proposera de nouveaux produits et ciblera ses propres marchés », souligne-t-elle.

Dirigez les premières rencontres avec vos clients
Commencez par remettre à votre recrue un résumé de la situation financière et des besoins spécifiques de chacun des clients que vous rencontrerez avec lui. Ainsi, il aura une idée précise du contenu des rendez-vous, des problématiques qui concernent vos clients et de l’étendue des produits et services que votre (son) cabinet peut leur proposer.

C’est vous qui dirigerez les premières rencontres. Votre associé, lui, écoutera et prendra des notes. Une fois que le client sera parti, passez en revue les sujets de discussion. Voyez ce qui a retenu son attention et apportez les rajustements nécessaires s’il a raté un point important.

Les rencontres suivantes seront animées par votre associé. Évidemment, vous serez présent afin d’évaluer son travail et d’analyser les réactions des clients.

Assurez-vous qu’il connaît tous les rouages de l’entreprise
Non seulement doit-il se familiariser avec les processus administratifs, mais aussi avec les outils stratégiques tels que le système de mise à jour des dossiers clients et la politique de rémunération du cabinet, notamment.

« Votre plus grand défi est de trouver le bon associé, de bien le former et de l’intégrer dans votre plan d’affaires. Il ne manque pas de conseillers qui désirent apporter de l’énergie, des idées nouvelles, des revenus et de la valeur ajoutée à votre entreprise. Vous devez simplement savoir où les trouver », conclut Julia Chapman.